Wat doet een bewaarder bij het opheffen van een BV? | Uitleg, functie en wijziging

Bij de ontbinding van een besloten vennootschap (BV) komt er veel kijken — ook na de uitschrijving bij de Kamer van Koophandel. Eén van de belangrijke verplichtingen is het aanwijzen van een bewaarder bij het opheffen van een BV. In dit artikel leggen we uit wat een bewaarder is, welke verantwoordelijkheden deze persoon heeft én hoe u van bewaarder kunt veranderen als dat nodig is.

✅ Wat is een bewaarder bij een BV?

Wanneer een BV wordt opgeheven, of dit nu via een turboliquidatie of een reguliere liquidatieprocedure gebeurt, blijft de administratie van de onderneming nog jarenlang relevant. Volgens artikel 2:24 van het Burgerlijk Wetboek is de vennootschap verplicht om de administratieve gegevens en belangrijke documenten zeven jaar te bewaren na ontbinding.

De persoon die deze taak op zich neemt, wordt de bewaarder van boeken & bescheiden genoemd. De bewaarder is verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren van onder andere:

• De oprichtingsakte van de BV
• Jaarrekeningen
• Belastingaangiftes
• Overeenkomsten
• Volledige financiële administratie

Deze bewaarplicht is wettelijk verplicht en dient ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld de Belastingdienst of andere instanties achteraf nog inzage kunnen krijgen bij controle of een juridisch geschil.

👤 Wie wordt de bewaarder?

In de meeste gevallen wordt de bewaarder aangewezen in het aandeelhoudersbesluit tot ontbinding van de BV. Vaak is dit de laatste bestuurder van de onderneming. Als er niets is geregeld in de statuten of als er geen afzonderlijk besluit wordt genomen, geldt de laatst geregistreerde bestuurder automatisch als bewaarder.

Let op: de bewaarder is niet verantwoordelijk voor schulden of andere verplichtingen van de opgeheven BV. Zijn of haar taak is uitsluitend het beheer en de toegankelijkheid van de administratie.

🔁 Kan je van bewaarder wisselen?

Ja, het is mogelijk om na de ontbinding van een BV een andere bewaarder aan te wijzen. Dit kan nuttig zijn bij bijvoorbeeld verhuizing, overlijden van de oorspronkelijke bewaarder, of overdracht van de administratie aan een professionele partij zoals een accountant. Volg dan deze stappen:

1. Aandeelhoudersbesluit
   De nieuwe bewaarder moet formeel worden benoemd via een besluit van de aandeelhouders. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen.

2. Akkoord van de nieuwe bewaarder
   De nieuwe bewaarder moet schriftelijk akkoord gaan met de benoeming en de bewaarplicht. Leg ook vast welke documenten er worden overgedragen.

3. Documentatie en vastlegging
   Zorg voor duidelijke afspraken in een overdrachtsdocument of bewaarovereenkomst. Dit voorkomt misverstanden en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is.

4. Overdracht van administratie
   De overdracht van de documenten moet correct worden uitgevoerd, digitaal of fysiek. Zorg dat alles netjes wordt overgedragen en controleer of de administratie compleet is.

5. Communicatie met instanties (optioneel)
   In sommige gevallen is het verstandig om de wijziging van bewaarder te melden bij bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst, hoewel dit wettelijk niet altijd verplicht is.

Als deze stappen zorgvuldig worden gevolgd, blijft u compliant met de bewaarplicht en voorkomt u juridische complicaties achteraf.

⚠️ Waarom is een bewaarder belangrijk?

De rol van de bewaarder is cruciaal voor de rechtsgeldigheid en transparantie na de ontbinding van een BV. Zonder bewaarder kunt u te maken krijgen met boetes, aansprakelijkstellingen of problemen bij belastingcontroles. Door een betrouwbare bewaarder aan te wijzen en alles goed vast te leggen, voorkomt u onnodige risico’s.

📌 Samenvatting

📅 Vragen over het opheffen van uw BV of de rol van de bewaarder?

Wilt u ondersteuning bij de ontbinding van uw BV of heeft u hulp nodig bij het aanwijzen van een bewaarder? Vul dan onze gratis intake in. Binnen 24 uur weet u waar u aan toe bent.